skip to Main Content

Kompetencestyring reducerer fejl og utilsigtede hændelser

Hvad koster fejl og utilsigtede hændelser?

Fejl og utilsigtede hændelser udgør nogle af de dyre poster i mange organisationer – både økonomisk og tidsmæssigt. Tænk blot på jeres egen organisation – hvad bruger I af tid og kroner på fejl, rettelser, klager, returløb…? Det koster mange kroner og meget tid hvert år! Skaber det værdi? Ikke det mindste!

Og tænk så på, hvad det koster hos kunderne – hos borgerne/patienterne/klienterne – eller hvad vi nu kalder dem, som i sidste ende er vores eksistensberettigelse!

Top 3 kilder til fejl og utilsigtede hændelser

Desværre findes ikke en top 3 for årsager til fejl i en produktion. Men et bud kunne være:

  1. Mangel på oplæring og kompetencer
  2. Mangel på arbejdsbeskrivelse
  3. Arbejdspres, planlægningsændringer osv.

Hvad er jeres top 3?

Tilsvarende kan vi komme med et bud på top 3 årsager til utilsigtede hændelser i et patientforløb på eks. et sygehus. Her findes dog langt mere valide data på området. Ud fra diverse kilder kan en top 3 samles som:

  1. Medicineringsfejl – en klar nummer 1
  2. Patientuheld
  3. Overlevering af information og lignende

Dykker vi ned i medicineringsfejl, så opstår der flere årsager:

  • Administrationsprocessen i form af udlevering, indgift og indtagelse samt manglende dokumentation for udlevering af medicin
  • Dispensering i form af dosering, optælling og blanding (manglende dosering, forkert dosering osv.)

Bagvedliggende årsager

Den bagvedliggende årsag bag ved mange utilsigtede hændelser i sygehus- og plejesektoren skal sikkert findes i samme top 3 som i en klassisk produktion:

  1. Mangel på oplæring og kompetencer
  2. Mangel på proces- og arbejdsbeskrivelser (herunder tjeklister)
  3. Arbejdspres, planlægning, overlevering imellem skift osv.

Kompetencestyring kan være svaret!

Kompetencestyring er en systematisk metode til sikring af de rette kompetencer. Mange organisationer oplever stor sårbarhed (personafhængighed) og det er med til at bremse flow, forringer kvaliteten (når vedkommende ikke er på arbejde) og skabe dårlig trivsel.

Ved systematisk at arbejde med kompetencebehov så indarbejdes også en systematik omkring lukning af de identificerede kompetencegab – til sidemandsoplæring imellem medarbejdere.

På alle arbejdspladser sker en naturlig udskiftning af medarbejdere. Hvordan sikrer I, at de nye medarbejdere systematisk indgår i et træningsforløb, som leder dem frem til et planlagt kompetenceniveau?

Ikke mange organisationer gennemfører et træningsforløb systematisk og med et fastlagt mål for kompetenceniveauet efter oplæringen. I stedet kastes nye medarbejdere ud i tilfældig sidemandsoplæring og lange taler om “uskrevne regler”. Finder vi her kilden til mange fejl og utilsigtede hændelser?

Se en video om en løsning til struktureret sidemandsoplæring og kompetencestyring:

kompetencestyring med udgangspunkt i strategi og mål

Forudsætninger for kompetencestyring

Der er nogle forudsætninger for, at kompetencestyring bliver effektivt. Fra Lean arbejder vi med 6 niveauer af organisatorisk modenhed. Faktisk kræver kompetencestyring at man ligger højt på modenhedstrappen. Her er heldigvis ikke tale om et computerspil, hvor man ikke kan arbejde med trin 5, før man har gennemført trin 4. Så arbejdet kan med kompetencestyring kan starte i dag!

Læs mere om forudsætninger for kompetencestyring i forhold til modenhed: Kompetencestyring ift. organisatorisk modenhed

kompetencestyring - modenhedsniveauer

Kilden til kompetencestyring

Kompetencestyring – eller en kompetencestrategi – bygger på 4 trin:

  1. Hvilke kompetencekrav er der til min afdeling, hvis vi skal leve op til mål og strategi?
  2. Hvordan ser kompetencebilledet ud i dag – matrix
  3. Kompetencegab? Både plus og minus.
  4. Proaktiv krydstræning
kompetencestyring med udgangspunkt i strategi og mål

Budskabet er, at hvis kompetencestyring reelt skal påvirke strategi og mål, så skal det tage udgangspunkt i kundebehov. Det betyder, at man starter med kompetencekrav – hvor burde min afdeling være? Ofte arbejder man også med, at et kompetenceniveau er et statisk billede. Det er sjældent tilfældet. Et kompetenceniveau kræver vedligehold via løbende gennemførsel af den pågældende opgave. Selvom jeg var på kursus i Excel for 5 år siden, så kan jeg det ikke i dag.

Husk også, at I skal tage modenhedstrappen med i arbejdet med kompetencestyring. Som samlet organisation bør I lave et standardskema for kompetencer, I skal definere kompetenceniveauer og I skal fastlægge niveauet af kompetenceområder. Ellers laver I kompetencestyring på niveau 1 og 2…

Aktiv brug af kompetencestyring

Arbejdet med kompetencestyring er vigtigt. Det kan gavne kvalitet, reducere personafhængighed, sikre leverancer ved travlhed, sygdom og ferie osv. Men desværre – ofte – ender det i, at alle arbejder med præcis, det de plejer. Desuden bliver krydstræning ofte ”udsat”, fordi vi har travlt. Vi laver det mere fordi vi skal, end fordi det reelt gavner vores flow og vores kundeservice.
Ovenstående 4 trin er derfor kun de første 4 trin i aktiv kompetencestyring. De sidste to trin i kompetencestyring arbejder med systematisk brug af kompetencer til udjævning af arbejdsbelastningen. En udjævning som er afgørende for fuld effekt af oplæring i forhold til reduktion af fejl og utilsigtede hændelser (og mange andre gevinster).

Læs mere om aktiv kompetencestyring sidst i denne artikel: Aktiv kompetencestyring >

Vigtigste budskaber

De vigtigste budskaber i ovenstående indlæg er:

  • Fejl og utilsigtede hændelser koster på mange fronter – og skyldes ofte mangel på oplæring og kompetencer
  • Struktur på oplæring og kompetencer sikres igennem struktureret kompetencestyring
  • Forudsætning for god kompetencestyring er et højt organisatorisk modenhedsniveau
  • Aktiv kompetencestyring (med udjævning) sikrer forebyggelse af fejl i den daglige drift

Hvordan gør man i praksis?

Ovenstående øvelse udføres desværre ofte i store regneark, word-dokumenter, mails med træningsplaner osv. Heldigvis findes en fantastisk danskudviklet løsning – struktureret sidemandsoplæring og kompetencestyring

Gå ikke glip af næste artikel!

Få tilsendt vores gratis nyhedsbrev med interessante artikler, tips & tricks!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Skal du med på holdet?

Følg udviklingen! Få Flexkoms nyhedsbrev og bliv opdateret på aktuelle emner indenfor træning, kompetencestyring, Lean osv.
close-link
Back To Top